home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Over 1,000 Windows 95 Programs / Over 1000 Windows 95 Programs (Microforum) (Disc 2).iso / 0292 / rapsheet.doc next >
Encoding:
Text File  |  1997-03-31  |  35.9 KB  |  617 lines

  1. Rap Sheet for Windows
  2. Version 1.42
  3. May 25, 1996
  4. Ron V. Webber
  5. ym@lightlink.com
  6. www.lightlink.com\ym
  7.  
  8. Documentation
  9.  
  10. Version 1.42 is the first release of Rapsheet for Windows.  It includes all of
  11. the features of Rapsheet version 1.42 for the Atari ST and Rapsheet version
  12. 1.42 for DOS, and is even data file format compatible for those running all of
  13. these on the same hard drive (using a PC emulator for the ST or using an ST
  14. emulator for the PC).  It is possible to have all three versions in the same
  15. directory so that no matter what operating system you are using you can access
  16. a version of Rapsheet and they will all work on the same data files.  For
  17. those of you who have already registered a previous version, you will find
  18. that your registration name and number will work to register the Windows
  19. version as well.
  20.  
  21. If you are going to run multiple versions of Rapsheet from the same directory,
  22. be sure to read the section near the end of this document on the best ways to
  23. make this work properly.
  24.  
  25. What Is Rapsheet?
  26.  
  27. Rap Sheet is a program that helps you keep track of how much time you spend
  28. doing various tasks.  It can be used to determine a breakdown of your time
  29. spent doing various types of things on your computer, which is useful (and
  30. required) for those who plan on deducting some of their computer expense from
  31. their taxes.  It can also be used to keep track of any other time based
  32. activities.
  33.  
  34. What Isn't Rapsheet?
  35.  
  36. Rapsheet DOES NOT constantly monitor your work on your computer, logging how
  37. much time you spend on each program.  It is NOT a terminate-and-stay-resident
  38. program.
  39.  
  40. Rapsheet DOES NOT allow you to log events that happened in the past, or to
  41. alter records after the fact.  This is to make the records more trustworthy.
  42. It DOES allow you to alter the amount of time spent on the current task by
  43. changing either the amount of time directly or setting the time the current
  44. task was stopped.  This is for when you stop working but forget to tell
  45. Rapsheet about it.  (Older versions could be made to do this by changing your
  46. system clock before running Rapsheet.)
  47.  
  48. Rapsheet will work with ANY tasks you have to perform, as long as you always
  49. tell it when you start any given task, switch to another task, or shut down
  50. your computer.
  51.  
  52. What do you need?
  53.  
  54. Rapsheet _Should_ run on any computer that can run Windows 3.1 or higher.  It
  55. should run perfectly fine under Windows 95, but it will not use the long file
  56. names.  A 32-bit version may become available if there is sufficient demand.
  57. Rapsheet will create the data files it needs when it is running.  It requires
  58. that all of these data files (which all have the name RAPSHEET, with different
  59. extensions) reside in the same place, which is usually the same directory as
  60. the RAPSHEET.EXE file, be that floppy or hard disk.  Rapsheet will determine
  61. where its data files are by looking in the current working directory when it
  62. is run.  This current working directory is normally the directory where the
  63. RAPSHEET.EXE file is located, but does not have to be.  By changing the
  64. properties of Rapsheet in the program manager you can put your data files in
  65. some other place.
  66.  
  67. When first run, Rapsheet will create the RAPSHEET.PRV and RAPSHEET.TSK files.
  68. BEFORE you run Rapsheet, you should make sure that the time and date are set
  69. correctly, as Rapsheet uses the system clock to find out what day it is and to
  70. figure out how long you have been spending on the current task.  When first
  71. run, Rapsheet will assume that the time is correct.  Subsequent runs must be
  72. performed at some time in the future.  The current time shows up in the upper
  73. right hand corner.  If it is incorrect, click on the time and you will be
  74. prompted for the correct time and date.  If, on a future run, Rapsheet
  75. determines that the time is now some point in the past, it will ask you for
  76. the correct current time and date, so in this way Rapsheet will warn you if
  77. you have neglected to reset the clock, or if your batteries have failed.
  78. (This is VERY useful if your clock goes all funny all of a sudden, as has
  79. happened to me.)
  80.  
  81. Rapsheet IS a Shareware Program.  If the program is not registered, a
  82. registration screen will be presented every time Rapsheet is run, asking you
  83. to type in your name and registration number.  To get a registration number,
  84. send $20.00 (or more) to Stochastic Systems, P.O.  Box 925, Dryden, NY 13053
  85. USA, along with your desired user name (20 characters maximum) and your return
  86. address.  The user name must be your name or the name of the official user.
  87. "Handles" are not allowed, nor are company names.  Rapsheet is registered to
  88. an individual user, not a company.  (Contact Stochastic Systems for
  89. information about site licenses.) If you request an invalid user name, the
  90. name of whoever sent in the money will be used.  Also send the address of the
  91. official user.  When the $20.00 (or more) is received, the official user will
  92. be put on the Stochastic Systems mailing list for upgrade notices, and a
  93. registration number will be generated and sent back to the address of the
  94. official user.  When you receive the registration number, run Rapsheet and
  95. type in the official name and registration number on the opening screen and
  96. press return.  The registration number will be verified and then the program
  97. will be registered.  The registration screen will no longer appear when you
  98. run Rapsheet, and the user name will be put into the main dialog box.  DO NOT
  99. give away copies of the program once it has been registered.  If you wish to
  100. give away a copy of Rapsheet, either save a non-registered copy before you
  101. register, or create a de-registered copy, as explained below.  When you
  102. register, please feel free to send any requests for added features.  A planned
  103. upgrade is for an added customizable report format that will aid in those who
  104. use Rapsheet to generate bills for time worked.  The availability of upgrades
  105. will depend on the response to this program.  The same registration number
  106. works on both Atari, DOS, and Windows versions of Rapsheet.  Development for
  107. other platforms will depend on demand.  The latest version of the Windows
  108. version of Rapsheet is available at the Stochastic Systems website -
  109. www.lightlink.com/ym.  Other versions may be available depending on demand.
  110.  
  111. Using Rapsheet
  112.  
  113. To run Rapsheet, either use the "RUN" option from the program manager and
  114. select RAPSHEET.EXE, run it from file manager, or add an icon for it to some
  115. program group in the usual way and then double-click on the icon.  Click on
  116. the "Not Yet" button on the registration screen if you have not yet registered
  117. and wait for the title bar to flash and beep a few times.  Note that not all
  118. of the features described below will work if you have not registered.
  119.  
  120. If you don't have a mouse, or you prefer to use the keyboard, see the section
  121. near the end of this document about Keyboard Shortcuts.
  122.  
  123. Once you are past the registration screen (assuming you are using a
  124. non-registered copy) you will be presented with the main Rapsheet dialog box.
  125. The top line will welcome you to the program and ask you to select your task.
  126. In the middle will be a list of tasks.  When you first start out, you will
  127. have no tasks on the screen, and will need to create some before you can start
  128. using Rapsheet.
  129.  
  130. What Are Tasks?
  131.  
  132. A task is any category of activities that you can imagine.  All tasks have a
  133. name (up to 60 characters), and a task type number (0 to 99).  Names are used
  134. to identify tasks and can be such things as "Playing Games", "Typesetting",
  135. "Program Development", etc..  The first 25 characters in the name are used for
  136. the primary description, and this description will be used when a shorter
  137. version of the name is required.  The remaining 35 characters in the name are
  138. used for the secondary description, and there will be a dash placed between
  139. the two in the task list.
  140.  
  141. Type numbers are used to group tasks together so you can determine how much
  142. time you spent on different types of activities.  One possible grouping is
  143. type 0 for entertainment activities, type 1 for system maintenance activities,
  144. type 2 for activities for your day job, type 3 for activities for your night
  145. job, and type 4 for educational activities.  With this sort of breakdown, at
  146. the end of the year you can print out a report that not only shows how much
  147. time you spent on each task, but how much was for entertainment, how much for
  148. work, etc..  This could be very useful if you work for more than one company,
  149. and is required if you intend on deducting your computer as a business expense
  150. and still want to play games on it.  The report breaks down the types by
  151. amount of time and by percent of the total time.
  152.  
  153. Adding New Tasks
  154.  
  155. To add a new task, click on the Edit button.  You will be presented with an
  156. alert box asking if you want to Add a new task, Remove a task, or Modify an
  157. existing task.  Since you don't have any tasks to modify or remove, click on
  158. Add or press Enter (Add is the default button).  You will be presented with a
  159. dialog box asking you for the name of the task and the type.  Any characters
  160. can be used for the name, and the type can be any integer from 0 to 99.  Note
  161. that the name is entered on two lines.  The first line, containing 25
  162. characters, contains the portion of the name that will be used when there
  163. isn't room for the full name.  The second line, containing 35 characters,
  164. contains the additional portion of the name that will be used after the first
  165. 25 characters when there is room.  This box also shows you the total amount of
  166. time worked on this task so far, which, since it is a new task, will always be
  167. 0 hours and 0 minutes.  When you have finished entering the new information,
  168. press the Return key or click on the DONE box.  If you change your mind and
  169. don't want to add a new task, click on the Cancel box or press Escape.  You
  170. will be returned to the main Rapsheet screen for you to select the new current
  171. task.  Note that you can only add twenty (20) new tasks during one session of
  172. Rapsheet.  If you wish to add more than twenty, you will have to exit from
  173. Rapsheet by either selecting one of the tasks or remaining on the current
  174. task, and then re-run Rapsheet, which will then give you room to add up to
  175. twenty more new tasks.  If you remove a task, that will add to the available
  176. space for new tasks during one session.  If you Cancel a session of Rapsheet,
  177. anything you did during that session will be forgotten (with the exception of
  178. erasing the log file, which we will get to later).
  179.  
  180. Selecting Tasks
  181.  
  182. To select a task, either double-click on the task with the mouse, click on the
  183. task and then click on the main buttom (which will have the short name of the
  184. task on it), click on the task and then press enter (which activates the main
  185. button), or move the cursor to the task using the arrow keys and then press
  186. enter.  The task will be selected as the current task, and the program will
  187. terminate.  The next time you run Rapsheet, the top line will show you the
  188. name of the current task that you selected the last time you ran Rapsheet.  If
  189. you are changing to a different task, simply select the new task in the above
  190. manner.  Rapsheet will log how much time was taken up with the
  191. previous task and mark the new task as the current one.  Note that Rapsheet
  192. remembers the scroll position in the task list from one run to the next, so
  193. there may be more tasks both above and below the ones visible on the screen if
  194. you have many tasks.
  195.  
  196. Below the task list and the main button (described later) is the "Shut Down
  197. The System" button.  This button is for use when you are going to stop keeping
  198. track of tasks.  It marks no task as the current one, and though it does keep
  199. the time when you shut down the system, it only uses it to make sure that the
  200. clock is set to some time in the future when you next run Rapsheet.  To select
  201. Shut Down, simply click on it.
  202.  
  203. Note that the current time and date is only recorded when Rapsheet is run.
  204. This will be the time and date that the previous task will be logged as being
  205. stopped, and the time and date that the current task will be logged as being
  206. started.  The entire time spent in the Rapsheet program is credited to the
  207. task that is selected within the current session.  If the Shut Down is used,
  208. the time spent between running Rapsheet and selecting Shut Down will not be
  209. logged for any task.  If you don't want to mark a task as beginning at the
  210. time when Rapsheet was run, simply cancel out of Rapsheet and run it again
  211. to reset the time to the current time.  The purpose of this is so you can
  212. start your day by running Rapsheet and have the time it takes for you to
  213. choose a starting task be logged as being part of your work time.  When
  214. something interrupts your current work (a phone call, etc.) you can run
  215. Rapsheet to record the current time and then leave Rapsheet idle with this
  216. starting time locked in, take care of whatever needs to be done, and then tell
  217. Rapsheet what the task was.
  218.  
  219. Between the Shut Down button and the task list is the main button.  This is
  220. the default button and will be activated if you click on it or press Return.
  221. Selecting this button while it says "REMAIN ON CURRENT TASK" leaves the system
  222. exactly as it was before you ran Rapsheet and does not update the timer.  The
  223. difference between selecting "Remain" and simply re-selecting the same current
  224. task is best illustrated by an example:
  225.  
  226. At 1:00 you run Rapsheet and tell it that you are now working on Music.
  227. Rapsheet sets the current task to Music starting at 1:00.
  228.  
  229. At 2:00 you run Rapsheet.  It tells you that you have been working on Music
  230. for the last hour.  You use the "Remain" button.
  231.  
  232. At 3:00 you run Rapsheet.  It tells you that you have been working on Music
  233. for the last two hours, since 1:00.  It doesn't remember that you called it up
  234. at 2:00.  You re-select the Music task.  Rapsheet updates its log file to
  235. increment the Music task by two hours and sets the current task to Music
  236. starting at 3:00.
  237.  
  238. At 4:00 you run Rapsheet.  It tells you that you have been working on Music
  239. for only the last hour.  You tell it that you are shutting down the system,
  240. and it updates its log file to increment the Music task by one hour and sets
  241. the current task to nothing starting at 4:00.
  242.  
  243. If you now wait until 7:00 and run Rapsheet, it will welcome you to Rapsheet
  244. and have no task currently set.
  245.  
  246. If you turn off your computer at 4:00, and then turn it on again at 7:00 but
  247. the clock isn't set properly, when you run Rapsheet it will ask you for the
  248. current date and time since it knows that the time must be some time after
  249. 4:00.
  250.  
  251. Rapsheet also keeps track of the date, so it can take care of any amount of
  252. time between runs.  The algorithm for time between dates will correctly handle
  253. all leap years, and is corrected for the special case of no leap year on
  254. century years which are not divisible by 400.  Unfortunately, this is of no
  255. use since Windows can't handle years above 2099 (or below 1980), and the year
  256. 2000 will be a leap year (lucky break for some programmers).  If operating
  257. systems are updated, a fix to this problem will be sent to all registered
  258. users before December 31, 2099.  Contact Stochastic Systems in 2099 to see if
  259. such a fix is available.
  260.  
  261. The main button changes functions if you click on a task other than the
  262. current task.  When you do this, the main button changes to show the short
  263. version of the name of the task that will be selected.  If you want to exit
  264. from Rapsheet without selecting any task, either move the selection back to
  265. the current task or click on the Cancel button.  (Clicking on the Cancel
  266. button will also forget any changes you made during this session of Rapsheet.)
  267.  
  268. Removing Tasks
  269.  
  270. If you have a task on your list that you don't use, you can remove it from the
  271. list.  First, click on Edit and then click on "Remove".  The top line in the
  272. box will be replaced by a prompt for you to select the task to be removed.
  273. Select the task in the usual way.  Note that the main button will change its
  274. caption during this process, telling you that you are selecting a task for
  275. removal, not selecting a new current task.  Also note that most of the other
  276. buttons are not usable during this selection process.  Clicking on Cancel will
  277. cancel the selection process and leave you in Rapsheet.  If you select a valid
  278. task, you will be asked to confirm if you want to remove it.  If you do, the
  279. task will be removed and all tasks after it will be moved to fill in the
  280. space.
  281.  
  282. Note: you can not remove the current task, and you can not remove a task that
  283. has any time logged to it.  This is to keep the percentage of use accurate.
  284. See the report section for how to clear the time logged to tasks.
  285.  
  286. Modifying Tasks
  287.  
  288. If you would like to change the name or type of a task, first select Edit and
  289. then select Modify.  The top line will be replaced by a prompt asking you to
  290. select the task to modify.  Select the task (see above) and you will be sent
  291. to the same box as when you first added the task.  You will be allowed to
  292. change the name and type of the task, and will be shown the total amount of
  293. time spent on this task.  You will NOT be allowed to change the amount of time
  294. spent on this task, as that would be cheating.  When you are done, either
  295. press Return or click on the Done box.  If you don't want to make the change,
  296. click on the Cancel box or press Escape.  Note that if you are modifying the
  297. current task, the time will include the time from when you started the task to
  298. when you ran Rapsheet.
  299.  
  300. Sorting Tasks
  301.  
  302. If you would like to change the order that tasks show up on the screen, there
  303. are four sorting selections available above the task list.  The options are to
  304. sort by name, which will sort the tasks in alphabetical order from A-Z, sort
  305. by type, which will sort the tasks in numerical order based on the task
  306. numbers from 0-99, sort by size, which will sort the tasks based on the amount
  307. of time logged, from highest to lowest, and swap, which will swap two tasks.
  308. If you click on one of the three sorts, the task list will be instantly
  309. sorted.  If you click on "Swap", you must then select two tasks, which will be
  310. swapped in position.  You can cancel the swap with the Cancel button or by
  311. selecting the same task twice.  Note that these sorting and swapping features
  312. were suggested by a registered user.  If you have a feature you would like
  313. added, please let us know when you register.
  314.  
  315. Logging
  316.  
  317. A small button in the lower right hand corner selects or de-selects the
  318. logging feature.  If this button is selected, whenever you select a task, or
  319. shut down the system, a note is made in a file called RAPSHEET.LOG.  This note
  320. contains the current time and date and what just happened.  If this file
  321. doesn't exist, it will be created for you.  Logging can be turned on or off at
  322. any time, so if you are going to do something that you don't want to show up
  323. in the log, turn off logging, do whatever it was you didn't want logged, and
  324. then turn logging back on.
  325.  
  326. Reports
  327.  
  328. Reports list the names of all tasks that have non-zero times, their types, and
  329. the total amount of time spent in Hours and Minutes, plus the total amount of
  330. time for all tasks.
  331.  
  332. It then lists all types with non-zero times (in numerical order), the total
  333. amount of time spent on each type (in Hours and Minutes), and the percentage
  334. of the total time.
  335.  
  336. To generate a report, click on the Report button.  The report will be
  337. generated and shown to the screen.  From the report screen you can send a copy
  338. of the report to the printer by clicking on the "Print" button.  There are
  339. also buttons for setting up the printer, saving a copy of the report to a text
  340. file, clearing all of the times logged to all of the tasks, and erasing all of
  341. the tasks from the task list.  Note that you will not be able to send reports
  342. to the printer or to a text file until you register your copy.
  343.  
  344. Once you have finished viewing the report, you have three options:
  345.  
  346. Clicking on the "Done" button will take you back to the main screen without
  347. making any changes to the task list.
  348.  
  349. Clicking on the "Erase All Tasks" button will first prompt you to confirm, and
  350. then remove all task information and take you back to the main screen with an
  351. empty task list.  If there was a current task, it would not be erased though
  352. it would have its time set to zero.
  353.  
  354. Clicking on the "Zero Times" button will first prompt you to confirm, and then
  355. set all the times of all the tasks to zero and take you back to the main
  356. screen.
  357.  
  358. Make sure you have printed and/or saved your report results before you click
  359. on either of these last two buttons.  The changes to the task list will become
  360. permanant when you exit from Rapsheet by selecting a task or shutting down.
  361. If you exit Rapsheet using Cancel, the changes will be forgotten.
  362.  
  363. If you printed the report to the printer, and if a RAPSHEET.LOG file exists,
  364. you will be asked if you want to print out the log file.  If you select yes,
  365. the log will be printed and you will be given the option of erasing the log
  366. file.  Note that you can only erase the log file after printing it out.  This
  367. is for your own safety.  This also means that you can not erase the log file
  368. from within Rapsheet unless you register - though you could always delete the
  369. RAPSHEET.LOG file from your disk.
  370.  
  371. When all done, you will be returned to the main Rapsheet screen where you
  372. should select the new current task or shut down.  If you zeroed the times,
  373. you can use the Edit Remove feature to remove those tasks that you no longer
  374. need.  If you Erased all tasks, you should use the Edit Add feature to add
  375. some tasks to the list.  If you remain on the same task, and you cleared the
  376. times, the task will start timing from when you entered Rapsheet.
  377.  
  378. Safety Features
  379.  
  380. As already mentioned above, if Rapsheet sees a problem with the clock
  381. (specifically, if the current time is before the last time Rapsheet was run)
  382. it will ask you for the correct time and date.  If this really is the correct
  383. time and date (say you just set the clock back one hour because of daylight
  384. savings time or switching time zones), you can just press Return to accept the
  385. new time and date.  If you are going to change the time on your computer, you
  386. should tell Rapsheet that you are shutting down your system before you change
  387. the time.  It will still ask you to confirm the new time if you run Rapsheet
  388. before the clock has gone past the old time, but at least your task time log
  389. will be accurate.  If you confirm a new time that is before the old time, and
  390. you have a task active, Rapsheet will ask you to confirm the amount of time
  391. spent on that task.  This time can not be negative.  If Rapsheet determines
  392. that you have spent more than 8 hours on the current task, it will ask you to
  393. confirm that you really worked that long.  This usually happens if you forgot
  394. to tell Rapsheet that you shut down your computer, and you come back to it the
  395. next morning and it thinks you have been working all night.  In this case,
  396. tell it that you did not work that long and it will then ask you how long you
  397. really worked, in hours and minutes.
  398.  
  399. If you forgot to tell Rapsheet when you shut down or switched tasks, you can
  400. temporarily change the current time and/or date by clicking on the current
  401. time (upper right corner).  You can also click on the amount of time spent on
  402. the current task (under the heading "Access Time") to change that (only if
  403. there IS a current task).  Also, if you forgot to tell Rapsheet when you
  404. started up in the morning, simply click on the current time and reset it
  405. before selecting your first task of the day.  Whenever you set the current
  406. time, you will be given the option of setting the hardware system clock as
  407. well.  Using this feature you could build up a whole set of false data, but
  408. please be honest, as it will keep your records accurate.
  409.  
  410. Other Uses:
  411.  
  412. You don't have to restrict your use of Rapsheet to just computer activities.
  413. You can use Rapsheet as a great billing tool.  For example, if you do work for
  414. someone who wants a bill that is broken down by activity, you can use Rapsheet
  415. to keep track of how much time you spend.  When you start, run Rapsheet and
  416. tell it what you are doing first (i.e.  Cleaning Fish.) When you are done
  417. cleaning fish, run Rapsheet again and tell it your next task (i.e.  picking up
  418. the bosses dry cleaning).  Continue this throughout the morning.  At lunch,
  419. run Rapsheet and tell it you are shutting down the system.  After lunch, run
  420. Rapsheet and tell it your first task for the afternoon (i.e.  practicing
  421. flying paper airplanes down the hall).  (Note: you may want to give that last
  422. task a different type number, depending on your charge per hour for different
  423. tasks.) When the salesman arrives you tell Rapsheet that you are talking to
  424. salesmen.  If the phone rings you tell Rapsheet that you are talking to
  425. customers or taking orders, etc..  Rapsheet is designed to be so easy to use
  426. that you should just have to do just two double-clicks: once to call up
  427. Rapsheet (if you have it installed in program manager) and once to select the
  428. task.  This should take so little time and become so natural that you will
  429. find that you can break down your billing into such minute and mundane parts
  430. that the boss won't be able to question what you have been doing.  (You may
  431. want to modify the name of the paper airplane task before printing out the
  432. report.)  At the end of the week, or other billing period, you print out the
  433. report and use it to present your bill.  If you normally work on the same
  434. sorts of tasks from one week to the next, you would just zero out the times.
  435. If you never know what you will be working on from one week to the next, you
  436. would erase all tasks and add them when you need them.  You can also feel free
  437. to have multiple copies of Rapsheet in different directories, so you can keep
  438. track of different types of things at the same time.
  439.  
  440. De-Registering your copy:
  441.  
  442. If (when?) you register your copy, your name will be imbedded in the program
  443. and show up near the bottom of the main screen.  Once this is done, you are
  444. not allowed to give this program to other people, since it is only licensed
  445. for your own use.  If you have not kept an un-registered copy of Rapsheet
  446. (just the RAPSHEET.EXE file), you can create a new one in the following way:
  447.  
  448. 1) Copy RAPSHEET.EXE to a new disk or directory (so you don't lose your
  449. registered version)
  450.  
  451. 2) Run the copy of RAPSHEET.EXE
  452.  
  453. 3) Click on the smiling head in the lower left corner.
  454.  
  455. 4) "Bob" will thank you for registering.  Click on the "Cancel" button.
  456.  
  457. 5) You will be presented with a message box asking if you want to de-register
  458. your copy.  If you select Yes, this copy of RAPSHEET.EXE will be de-registered
  459. and you can then give copies of it away, as long as it is accompanied by this
  460. file (RAPSHEET.DOC).
  461.  
  462. De-registered copies will say that they have not been registered on the bottom
  463. of the main screen, and will also start with the registration screen every
  464. time they are run.  When this non-registered copy is run on a different
  465. computer, it will initiate the start of a new trial period on that computer
  466. and come up with an empty task list.  If you run this non-registered copy on
  467. the same computer where you have been running your registered copy, the trial
  468. period will have already started from the time you last ran the registered
  469. copy.  Every time you run the registered copy it resets the start of the trial
  470. period to the current time.
  471.  
  472. You should be aware that the trial period is not simply a matter of time - the
  473. number of tasks and total amount of time logged to the tasks is also taken
  474. into account.  If you have a fairly long task list and/or have many hours
  475. accumulated in existing tasks and you try to run a non-registered copy with
  476. the same task list, you could find that your trial period is over immediately!
  477. The solution to this is either to re-register the copy, erase the task list,
  478. and then de-register the copy (you can't erase the task list once the trial
  479. period has expired) or to delete all the files from the directory except for
  480. RAPSHEET.EXE and RAPSHEET.DOC.
  481.  
  482. Known Problems That Can't Be Fixed:
  483.  
  484. 1) Rapsheet modifies itself whenever you register or de-register.  It knows
  485. where in the RAPSHEET.EXE file to find the values that it needs to change, and
  486. it doesn't check to make sure that these locations are correct.  Therefore, if
  487. you modify the size or position of any of these locations by running Rapsheet
  488. through a compressor program, and then try to modify Rapsheet, you will end up
  489. with a trashed copy of Rapsheet.  You SHOULD be able to compress Rapsheet once
  490. you have registered it, but you should keep a non-compressed copy around just
  491. in case.  Since this would defeat the purpose of compressing the file (to save
  492. disk space), such compression is not recommended, unless the compression
  493. program was capable of de-compressing the program into EXACTLY the same file
  494. and you did this BEFORE modifying Rapsheet.  This same warning applies to ANY
  495. other program that modifies itself.  This warning only applies to file
  496. compression utilities.  Disk compression programs shouldn't cause any more
  497. problems with Rapsheet than they do normally.
  498.  
  499. -------------------------------------------------------------------------------
  500.  
  501. Cautions For Those Using Multiple Versions Of Rapsheet In The Same Directory
  502.  
  503. Since the Atari executable has the file name RAPSHEET.PRG, it will not
  504. interfere with having a RAPSHEET.EXE file in the same directory, but if you
  505. try to use both the Windows and DOS versions in the same directory there will
  506. be a conflict as they both are normally named RAPSHEET.EXE.  To solve this
  507. conflict, I recommend either of the following:
  508.  
  509. 1) Put the windows version of RAPSHEET.EXE in some other directory and set the
  510. working directory to the place where the DOS version and all the data files
  511. are located.  This means that you can only run Rapsheet from the Program
  512. Manager, which will use the working directory, and if you run Rapsheet from
  513. File Manager or in some other way it won't be able to find the current task
  514. list.  The Windows version is capable of finding itself for registration and
  515. de-registration even with a redirected working directory, so this won't cause
  516. any problem with registration.
  517.  
  518. 2) Rename the Windows version to RAPWIN.EXE (or something like that).  It
  519. normally doesn't matter what name the program is, except when registering and
  520. deregistering, when the executable file is modified.  The DOS version will
  521. always modify a file called RAPSHEET.EXE, so you should leave it with that
  522. name.  If you renamed the DOS version to something else and left the Windows
  523. version named RAPSHEET.EXE, the DOS version would attempt to modify the
  524. Windows version when registering or de-registering and would mess it up.  The
  525. Windows version will modify the file that is currently being executed, so you
  526. can safely rename it and still register or deregister it.  If you de-register
  527. a copy to give to a friend, you should rename it RAPSHEET.EXE.
  528.  
  529. ------------------------------------------------------------------------------
  530.  
  531. Using Keyboard Shortcuts:
  532.  
  533. Most buttons have keyboard shortcuts, so whenever you are told to "click on
  534. the X button", you can usually also press the shortcut key.  When the focus is
  535. on the task list (as it is when you start Rapsheet), you will need to hold
  536. down the "Alt" key when pressing the shortcut key.  When the focus is not on
  537. the task list, you can usually just pressure shortcut key.  The focus can be
  538. shifted using the Tab key, or using the arrow keys when the focus is not on
  539. the task list.  (When the focus is on the task list, the arrow keys will move
  540. the selection within the task list.)  The shortcut key is the letter that is
  541. underlined in the button name.  The shortcut for the main button is the return
  542. key.  The shortcut for the Cancel button is the Esc key.  Note that the "Not
  543. Yet" button on the registration screen does not have a shortcut key, nor can
  544. you get to it using the Tab key.  This is done intentionally to give you an
  545. added incentive to register.  If your mouse isn't working, you can get to the
  546. "Not Yet" key by tabbing the focus to the "Register" button and then using the
  547. arrow key to move over to the "Not Yet" button.
  548.  
  549. ------------------------------------------------------------------------------
  550.  
  551. Notes on using the unregistered program:
  552.  
  553. Rapsheet was designed to be easy to use and provide a useful service for
  554. registered users.  Before it is registered, its sole purpose is so you can
  555. evaluate it and determine if it is useful for you.  If you don't have a need
  556. for Rapsheet, you should be able to determine this quite soon after you try
  557. it.  After using Rapsheet for a while without registering it, some of the
  558. functions will stop working.  The longer you attempt to use Rapsheet without
  559. registering it, the more it will stop working.  Which functions stop will
  560. depend on how many tasks you have, how many hours have been logged to the
  561. tasks, and other things.  This will especially be true on Mondays and Friday
  562. afternoons.  Once the program is registered, all the features will work again.
  563. If you are going to de-register a copy, make sure you copy the RAPSHEET.EXE
  564. file to a different directory that doesn't have any support files or empty
  565. task list when you de-register it.  When you first run an un-registered copy
  566. of Rapsheet on your computer, it tells your computer to remember the time and
  567. date of this first run, and it automatically starts with an empty task list.
  568. This is used to limit the amount of time you can use the un-registered
  569. version.  When you run a registered version of Rapsheet, it tells your
  570. computer that you are now a registered user and that it can forget about
  571. keeping track of your use of the un-registered version, so everything will
  572. start working again.  Because of this, if you then de-register a copy of
  573. Rapsheet or run an un-registered copy it will act as if it is the first time
  574. it has been run, and thus erase the task list.  If you de-register a copy of
  575. Rapsheet and then run this de-registered copy from the same directory where
  576. you have your current task list, it may erase your current task list.  If you
  577. see an empty task list where you think you should be seeing a full task list,
  578. use Cancel to exit from Rapsheet so that it doesn't write the empty task list
  579. to the disk.  This is an artifact of the un-registered time limitation system.
  580. Unfortunately, such a time limitation system has been shown to be necessary to
  581. achieve enough registrations to make shareware programming viable.  If there
  582. is enough demand for it (from registered users) this may be removed in the
  583. future.
  584.  
  585. ------------------------------------------------------------------------------
  586.  
  587. Other products from Stochastic Systems:
  588.  
  589. CheckFiles - Lets you know what changes have happened on your system by
  590. keeping a small file in every directory (you can choose which ones) that holds
  591. the name, date, time, size, and checksum of every file in the directory.
  592. Gives you a list of all files that have been added, deleted, or changed since
  593. the last run of CheckFiles.  Also warns you when a file's checksum has changed
  594. without the time, date, or size changing - this could be a sign of corruption.
  595. Very useful for running before a backup and before and after a defrag.  For
  596. Windows 3.1 and higher.  32-bit version coming soon to handle long file names
  597. (and be about 30% faster on some systems).
  598.  
  599. Coming Soon (maybe): The Too Many Notes Tune Editor.  At the forefront of CAMP
  600. (Computer Aided Music Performance).  Allows you to create musical performances
  601. that sound exactly the way you would have played them if you had the talent to
  602. play them that way.  Requires the ability to read music and a sense of rhythm,
  603. but not necessarily at the same time (or by the same person).
  604.  
  605. Any suggestions for these and other products would be appreciated (depending
  606. on the suggestion).  Address all correspondence and money to:
  607.  
  608. Stochastic Systems
  609. P.O. Box 925
  610. Dryden, NY 13053 USA
  611.  
  612. Email: ym@lightlink.com
  613. http://www.lightlink.com/ym
  614.  
  615. This document is copyright 1996 by Stochastic Systems and is for duplication
  616. only when accompanied by the RAPSHEET.EXE file in its non-registered form.
  617.